Esimesel tutvumisel ärikirjadega võib muljet saada, et see on liiga keeruline süsteem. Tegelikult vastavad erinevad äridokumendid üksikisikute vajadustele vastastikku.
Koostöö ärikiri
Esimene sild võimalike tulevaste partnerite vahel on reeglina ärikiri koostöö kohta. Kahe ettevõtte esindajad võivad juba tutvuda ja läbi viia eelläbirääkimisi, kuid ametlik kontakt on koostöökiri.
Selle dokumendi olulised punktid:
- pöörduda konkreetse isiku poole;
- viide selle ettevõtte koosolekule või teabeallikale;
- kokkuvõte asja sisust;
- tabelid, hinnad ja muu lisateave on taotluse paremaks saatmiseks.
Koosoleku ärikiri
Kui see on edukas, on järgmine samm koosoleku ärikiri. Seda tüüpi äridokumendid võivad vähendada läbirääkimiste vaheetappide arvu ja mõjutada eelseisva kohtumise edukust. Asjast huvitatud isik peaks mõtlema detailidele kõige väiksemate üksikasjadega:
- määrused;
- päevakava;
- arutlema arutlusel olevaid küsimusi;
- kirjeldada protsessi käigus tekkivate sekundaarsete probleemide hulka;
- koostada teabetaotlusi, mida teisele poolele on soovitatav lugeda enne koosolekut.
Selline mõistlik ärikiri aitab vältida arusaamatusi, vastuolusid ja muid ebameeldivaid hetki, mis võivad mõjutada läbirääkimiste tulemusi. Läbirääkimiste tulemuste põhjal koostatakse kohtumisel veel üks ärikiri, kuid juba saavutatud tulemuste aruanne. See teenib sama eesmärki: veenduda, et partnerid tõlgendavad kokkulepped õigesti. Teist osapoolt kutsutakse koosoleku protokollide kinnitamiseks või muudatuste tegemiseks reeglina üheks päevaks.
Muud tüüpi ärikirjavahetus
Juba kindlaksmääratud suhete puhul kasutatakse enamasti selliseid ärikirjade vorme, nagu ärikiri-taotlus ja seega kirja-vastus. Kui ükskõik millised muudatused korralduses või täiendava teabe järele on vajalikud, saadab üks ettevõte teise taotluskirja.
Olemasolevate ärisuhete säilitamiseks või uute loomiseks pakutakse selliseid ärikirju nagu ärikiri ja ärikviitung. Ettevõte saab organiseerida konverentsi, näitusi, seminare ja nii edasi - kutsuda juhtkonda või kogu meeskonda reaalseid ja potentsiaalseid partnereid. Müügikirja saatmine on odavam, kuid sellest saadav tulu on palju väiksem.
Äri etikett sisaldab tänupüha, vastaspoole taotluse täitmise või muu koostöö jaoks.
Mõne äri kirjavahetuse võib olla raskem kirjutada. Need on:
- ärikirjeldus;
- vabandusega ärikiri;
- ärikiri;
- ärikiri-taotlus.
Nendes dokumentides on eriti oluline säilitada heatahtlik ja lugupidav hääl. Mis puudutab palve, siis vastavalt ärieetika eeskirjadele kasutatakse menetlusdokumente ka nendel juhtudel, kui elus oleks nõudlus.
Mida otsida ärilises kirjas:
- mis tahes ärikirja jaoks tähtis hetk on konkreetsele isikule pöördumine, täisnime, positsiooni, ettevõtte nime õige õigekiri;
- olenemata sellest, kas kirjutad elektroonilist ärikirja või paberkandjaltunnistust - see peaks olema ettevõtte kirjaplangil koos kõigi vajalike nõuetega;
- eetika, korrektsus ja austus - ainus vastuvõetav toon ärilistele kirjadele.
- kirja tuleks hoida kuivas, ärisalves stiilis - paremini vältida emotsionaalseid pöördeid tavalisest kõnest.
Nende nüanssidega kirjutatud ärikiri muudab teie saatja parema mulje. Ja ärimaailmas aitab see avada õiged uksed.